Nadpłata wydatków w sektorze publicznym na koniec roku

Zgodnie z art. 5 ust. 1 pkt 1 ustawy o rachunkowości w księgach rachunkowych należy ująć wszystkie osiągnięte, przypadające na jej rzecz przychody i obciążające ją koszty związane z tymi przychodami, dotyczące danego roku obrotowego, niezależnie od terminu ich zapłaty.

Z treści art. 20 ust. 1 uor dotyczącego sposobu dokonywania zapisów w księgach rachunkowych wynika konieczność wprowadzania zapisu każdego zdarzenia, które nastąpi w danym okresie sprawozdawczym.

Oznacza to konieczność bieżącego ujmowania w ewidencji księgowej jednostki operacji związanych z wykonaniem planu finansowego wydatków budżetowych, jak i z zaangażowaniem wydatków (pismo Ministerstwa Finansów – Departament Rachunkowości z 9 grudnia 2010 r. nr DR3/502/326/BMI/2010/DR-2382).

Jednostka budżetowa pokrywa swoje wydatki bezpośrednio z budżetu, a pobrane dochody odprowadza na rachunek dochodów JST zgodnie z art. 11 ustawy o finansach publicznych.

Samorządowe jednostki budżetowe, zrefundowane wydatki niezależnie od okresu, którego dotyczą (nawet w tym samym roku budżetowym) przyjmują jako dochody budżetowe, które podlegają odprowadzeniu na rachunek budżetu jednostki nadrzędnej. Uzyskane przez jednostki budżetowe zwroty wydatków dokonanych w poprzednich latach budżetowych powinny być przyjmowane na rachunki bieżące dochodów i podlegać odprowadzeniu na dochody budżetu państwa – dotyczy tylko państwowych jednostek.

W zakresie nieuregulowanym w obowiązujących przepisach prawnych przez organ stanowiący jednostki samorządu terytorialnego, zgodnie z przepisami art. 212 ust. 1 pkt 10 uofp, uchwała budżetowa może zawierać inne postanowienia, których obowiązek zamieszczenia w uchwale budżetowej wynika z postanowień organu stanowiącego jednostki samorządu terytorialnego, np. określające zasady określone dla państwowych jednostek budżetowych.

Po ujęciu w ewidencji księgowej nadpłaty na przełomie roku budżetowego należy przeksięgować należność na konto 221 „Należności z tytułu dochodów budżetowych” pod datą 31 grudnia 2021 r.

- jeżeli jednostka otrzyma dokumenty kosztowe po dniu bilansowym, ale przed zamknięciem ksiąg rachunkowych i złożeniem sprawozdania finansowego do jednostki nadrzędnej – dokumenty te należy ująć w księgach roku, którego dotyczą;

- jeśli faktury kosztowe wpłyną do jednostki po facie sporządzenia sprawozdania finansowego i przekazania do jednostki nadrzędnej – faktury, rachunki, noty te ujmuje się w księgach rachunkowych tego okresu, w którym dokumenty te otrzymała;

- jeśli jednostka nie dokonała przeksięgowania salda na dzień 31.12.2021 r., to na koniec roku na koncie 201 po stronie Wn wystąpiło saldo, które należy wykazać w bilansie w B.II.1 (należności krótkoterminowe z tytułu dostaw i usług).

W celu prawidłowego sporządzenia sprawozdania finansowego za 2021 rok w roku 2022 należało dokonać przypisu należności:

Wn 221 „Należności z tytułu dochodów budżetowych”

Ma 760 „Pozostałe przychody operacyjne”

Wpływ na rachunek bankowy środków z tytułu zwrotu wydatków z roku poprzedniego:

Wn 130 „Rachunek bieżący jednostek budżetowych”

Ma 221 „Należności z tytułu dochodów budżetowych”

Jednocześnie zapis pod WB:

Wn 761 „Pozostałe koszty operacyjne”

Ma 201 „Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami”

Przekazanie środków finansowych (zrealizowanych dochodów) na rachunek bieżący jednostki samorządu terytorialnego:

Wn 222 „Rozliczenie dochodów budżetowych”

Ma 130 „Rachunek bieżący jednostek budżetowych”.

Należności (dochody) prezentuje się w rachunku zysków i strat jednostki.